Une solution tout-en-un : KÜS élargit la solution globale Interflex

Le siège national allemand de l’organisme de contrôle technique KÜS (Kraftfahrzeugüberwachungsorganisation freiberuflicher Kfz-Sachverständiger e.V.) est client chez Interflex depuis 20 ans. La collaboration a commencé par des solutions de contrôle d'accès. Aujourd'hui, le prestataire de services utilise également les applications d’Interflex dédiées à la gestion du temps de travail et, depuis début 2020, à la planification du personnel.

KÜS : une croissance logique

C’est une étape logique pour KÜS. L'organisme de contrôle, qui se considère comme un fournisseur de services complets pour la sécurité des véhicules et la sécurité routière, incite ses quelque 200 employés du siège de Losheim am See à gérer eux-mêmes leur temps de travail. Il est donc essentiel d’implémenter des horaires de travail flexibles et des processus transparents, ainsi que d’impliquer les employés dans la planification du personnel. C’est possible grâce à la solution logicielle IF-6040, un système moderne qui simplifie également la charge de travail administrative.

Un seul système pour le contrôle d'accès et la gestion du temps de travail

KÜS utilise plusieurs solutions matérielles et logicielles d'Interflex au sein de toutes ses divisions, de la gestion du temps de travail aux solutions de contrôle d'accès en ligne et hors ligne, en passant par la planification du personnel. Le système IF-6040 constitue la plateforme centrale qui permet de gérer les autorisations d'accès des employés et les terminaux IF-800 connectés. Les temps de travail enregistrés sur les terminaux IF-5735 eVAYO sont également transmis au logiciel. De plus, KÜS a intégré le module de contrôle des permis de conduire pour une gestion efficace de sa flotte automobile. Ce système de commande simple et centralisé de différents processus est particulièrement apprécié par les employés de KÜS DATA GmbH.
En tant que fournisseur IT moderne disposant de son propre data center, KÜS DATA, filiale à 100 % du groupe KÜS, offre ses services à de nombreux clients issus des secteurs industriel et commercial. L’entreprise est également responsable de l'ensemble du réseau informatique du siège national allemand de KÜS. Elle gère donc aussi les solutions IT pour le contrôle d'accès, la gestion du temps de travail et la planification du personnel, tout en fournissant un support administratif supplémentaire à la direction de KÜS pour les questions relatives au personnel. Il était donc particulièrement important que l’implémentation des solutions et produits actuels, comme la migration vers le nouveau système IF-6040, se déroule au mieux et ne nécessite pas le remplacement de matériel. La communication professionnelle et la coopération efficace entre KÜS DATA et l'équipe de maintenance d'Interflex sont notamment à l’origine de cette transition fructueuse.

Transparence et flexibilité

Début 2020, KÜS a ajouté le module de planification du personnel à la solution de gestion du temps de travail. Ce module permet aux employés de planifier et d'organiser leur temps de travail de manière flexible. Ils peuvent utiliser l'application pour s’enregistrer au choix, mais après concertation avec leur équipe respective, pour un shift du matin ou de l’après-midi. « Avant, nous utilisions un fichier Excel. Mais ce n’était vraiment pas pratique en termes d’accès et d'utilisation », se souvient Thomas Auer, Managing Director chez KÜS DATA. « Nous sommes satisfaits du module de planification du personnel. Il est très bien accepté au sein de notre entreprise, car il simplifie de nombreux processus et tient compte des souhaits individuels de nos employés en matière d’horaires de travail flexibles. » Comme les modules de planification du personnel et d’enregistrement du temps de travail sont intégrés dans un seul logiciel, les heures de travail, les jours de congé et les temps de récupération sont enregistrés et traités conformément aux dispositions légales. Les employés peuvent également suivre en toute transparence le nombre d’heures de travail qu'ils ont prestées. « Cela a augmenté la productivité de nos collaborateurs. S'ils travaillent un jour un peu plus longtemps, le temps de travail supplémentaire est enregistré à la minute près et peut être récupéré à un autre moment de manière flexible. Ils acceptent davantage d’effectuer des heures supplémentaires, ce qui est parfois nécessaire, et c’est une solution équitable pour les deux parties », explique Thomas Auer. En fin de compte, la solution logicielle a permis à KÜS de réduire considérablement la charge administrative. Les analyses ne doivent par exemple plus être réalisées manuellement, mais sont lancées d’un simple clic. Autre avantage : l’application permet aux employés de savoir à tout moment qui travaille au bureau ou à domicile et qui est en rendez-vous à l’extérieur.

Projets d’avenir

KÜS construit actuellement un nouveau bâtiment pour son académie à Losheim am See, qui abritera des bureaux, des auditoires et des places de parking. L’implémentation de logiciels d'accès et de terminaux d’enregistrement du temps de travail d’Interflex est également prévue. « Ce serait génial de pouvoir utiliser à l’avenir nos smartphones comme moyen d'identification au lieu de cartes ID ou de jetons », s’enthousiasme Thomas Auer. « Nous sommes des informaticiens dans l'âme et donc toujours intéressés par les solutions innovantes et les optimisations. Le module de planification du personnel nous permet de proposer des horaires de travail plus flexibles à nos employés. En réduisant la charge administrative, nous avons aussi plus de temps pour développer de nouvelles solutions pour nous et nos clients ».