Selbstanmeldung der Besucherinnen und Besucher

Effizientes Besuchermanagement

Um den Verwaltungsaufwand für das Personal am Empfang zu reduzieren ist das Erweiterungs-Modul Selbstanmeldung Basic der Software IF-6040 eine ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten. Besucherinnen und Besucher können sich komfortabel mit ihren persönlichen Daten voranmelden. Die erfassten Daten werden automatisch nach der Eingabe am Kiosk oder Tablet an den Empfang übertragen. Optional können Sie den Besuch während der Dateneingabe auffordern, ein Foto von sich aufzunehmen, beispielweise über eine integrierte Webcam im Kiosk. Das aufgenommene Bild können Sie dann in der Besucherkartei hinterlegen. Damit sorgen Sie für zusätzliche Sicherheit im Umgang mit externen Gästen.

Der Anmeldeprozess

1. Auswahl der Dialogsprachen für den Besucher, optional sind weitere Sprachen verfügbar.
2. Gäste mit einer Einladung können sich per QR-Code oder per PIN identifizieren. Spontane Gäste geben ihre Besuchsdaten manuell ein.
3. Information über die Verwendung der Daten im Rahmen des Besuchs (Datenschutzerklärung)
4. Eingabe oder Korrektur der persönlichen Daten des Besuchs, beispielsweise Ergänzung der Handynummer oder des Pkw-Kennzeichens
5. Eine zu bestätigende Sicherheitsunterweisung informiert in der jeweiligen Sprache beispielsweise über die Verhaltensregeln auf dem Unternehmensgelände oder optional darüber, diese zu unterschreiben. Ein Unterweisungsnachweis kann im System abgelegt werden – vollautomatisch und mit einem Gültigkeitsdatum versehen. Der Nachweis gilt in einem definierten Zeitraum auch für Folgebesuche.
6. Nach Abschluss der Selbstanmeldung liegt eine vollständige Voranmeldung vor und die Besucherin oder der Besucher erhält eine Information als Anweisung und optional ein Ticket oder eine E-Mail, um sich damit an den Empfang zu wenden.

Mit der Eingabe der Daten durch den Gast entsteht eine vollständige Voranmeldung, die anschließend am Empfang für eine Anmeldung vorliegt. Die Selbstanmeldung entlastet nicht nur das Personal im Unternehmen, sondern liefert auch eine bessere Datenqualität. Die persönlichen Daten sind geschützt, denn jeder Schritt der Anwendung ist über ein Timeout gesteuert. Bei Inaktivität springt der Eingabedialog von selbst wieder auf den Startbildschirm zurück.

Vorteile

• Besuchsdatenerfassung dezentral durch den Gast
• Systematische Datenschutzerklärung
• Besucher erhalten und bestätigen direkt eine Sicherheitsunterweisung
• Unterweisungsnachweis mit Gültigkeitsdauer und Unterschrift
• Entlastung des Personals am Empfang
• Bildaufnahme erhöht die Sicherheit
• Effiziente Anmeldung am Empfang durch die Vorerfassung
• Intuitive Bedienoberfläche
• Responsive Design (Desktop, Tablet, Smartphone)