Besucher einladen
und automatisch voranmelden

Einladen und voranmelden
mit einem Klick

Mit dem Erweiterungs-Modul Einladung bietet Interflex eine einfache und intuitive Lösung in der Bedienoberfläche Self-Service, mit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Gäste einfach und zeitsparend per E-Mail einladen und dadurch gleichzeitig beim Empfang voranmelden können. Die Einladung per E-Mail enthält, abgesehen von einem Kalendereintrag, auch eine Anfahrtsbeschreibung in der Landessprache der Gäste. Zusätzlich ist ein QR-Code enthalten, den der Empfang scannt und damit die Gäste mit wenigen Klicks einweist und anmeldet.

Eine andere, besonders komfortable Lösung, um Besucherinnen und Besucher anzumelden, ist das Add-in für Outlook. Damit können Sie Voranmeldungen alternativ zum Modul Einladung direkt in Outlook erstellen und mit dem Kalender verknüpfen. Im Arbeitsprozess müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit nicht mehr auf die Bedienoberfläche Self-Services wechseln, sondern können Einladungen direkt aus dem Kalender in Outlook heraus versenden.

Umfassende Einladungsverwaltung

Als Gastgeberin oder Gastgeber legen Sie die Besuchsdaten in der Bedienoberfläche Self-Service an. Es sind sowohl einzelne Gäste als auch Gruppen möglich – egal ob für ein- oder mehrtägige Termine. Sollen bestimmte Datensätze von Besuchern diskret behandelt werden, können diese mit der Eigenschaft “Privat” gekennzeichnet werden. Somit können sie nicht von allen Mitarbeitenden eingesehen werden.
Diese Option kann für Einladung und Empfang und separat für die Selbstanmeldung auch als Default aktiviert werden.

Darüber hinaus haben Sie als Gastgeber die Möglichkeit, weitere zusätzliche Gastgeber als Vertreter und Betreuer im System zu hinterlegen. Der Betreuer erhält dabei umfassende administrative Rechte, um den Termin stellvertretend flexibel verwalten zu können. So kann der Betreuer den Termin bei Bedarf anpassen, absagen oder Nachrichten an alle Teilnehmenden senden. Auf diese Weise wird ein reibungsloser und effizienter Ablauf für alle Beteiligten sichergestellt.

Diese nützliche Funktion bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Das Empfangspersonal greift bei Bedarf auf zusätzliche Ansprechpartner zurück, die Besucher erleben einen professionellen Empfang und Sie als Gastgeber sorgen im Voraus für einen reibungslosen Ablauf. So unterstützen Sie mit der Funktion des zusätzlichen Gastgebers ein effizientes, flexibles und benutzerfreundliches Besuchermanagement in Ihrem Unternehmen.

Die E-Mail mit Einladung und Anschreiben ist standardisiert; optional enthält sie einen Kalendereintrag als iCalendar (ICS), eine Anfahrtsbeschreibung sowie einen QR-Code oder eine PIN. Zusätzlich können Sie Sicherheitsunterweisungen und Datenschutzerklärungen als Anhang in der jeweiligen Landessprache des Besuchs sowie zusätzliche persönliche Informationen versenden.

Wichtige Informationen direkt in Einladungsverwaltung ergänzen

Den Empfang informieren Sie direkt intern in der Einladungsverwaltung mit einem eigens dafür vorgesehenen Datenfeld. Auch Anweisungen für den Besuch können Sie mitteilen, beispielsweise, den Gast zu begleiten. Zusätzlich können Sie kundenspezifische Datenfelderweiterungen wie einen WLAN-Zugang für den Gast oder Informationen zur Bewirtung hinzufügen.

Eine Verteilerliste mit Statusanzeigen ermöglicht es Ihnen, E-Mails mit Änderungen zum Termin oder hinzugefügten Gästen individuell zu versenden. Bei wiederkehrenden Terminen können Sie bestehende Einladungen als Vorlagen verwenden und mit wenigen Klicks anpassen. Und bereits zuvor erstellte Einladungen können Sie jederzeit einfach wiederfinden und erneut aufrufen.

Die im Self-Service durch die Gastgeberin oder den Gastgeber oder per Outlook-Add-In erfassten Daten der Besucherinnen und Besucher sind automatisch zentral im Besuchermanagement im System IF-6040 verfügbar.