Überraschung für langjährigen Kunden

„Wir hatten grossen Respekt vor der Umstellung“. Im Landratsamt Tuttlingen (DE) sorgt Interflex seit Jahren für Ordnung im Zeitmanagement – zum Jahresanfang kam eine plattformunabhängige Self-Service-Lösung dazu. Der Wechsel? Absolut unauffällig und ohne die geringste Auswirkung auf die tägliche Arbeit!

Angestellte, Hilfskräfte, Arbeiter, dual Studierende, Beamte: Die Vielfalt der Mitarbeitenden der Kreisverwaltung im Landkreis Tuttlingen (DE) ist gross und strukturell komplex. Mehr als 1200 Menschen sind auf zahlreiche Dienstorte verteilt – und sie arbeiten in den unterschiedlichsten Varianten: Saisonkräfte und gering Beschäftigte sind ebenso vertreten wie Mitarbeitende in Teil- und Vollzeit.

Um sämtliche Anforderungen zuverlässig zu organisieren, setzt die Kreisverwaltung seit Anfang der neunziger Jahre auf Interflex als strategischen Partner. In den letzten Jahren wuchs das System, das ursprünglich nur zur Erfassung der Arbeitszeiten diente, kontinuierlich an und bietet inzwischen auch Online- und Offline-Zutrittsterminals sowie eine Parkplatzverwaltung.

Bis vor kurzem war auch eine Self-Service-Lösung integriert, deren Workflow auf der Lotus-Notes-Basis eines früheren Systempartners ablief. Als jedoch die strategische Entscheidung getroffen wurde, Lotus Notes künftig nicht weiter einzusetzen, musste Ersatz her – und hier kam das Interflex-eigene WebClient-Modul ins Spiel: Die plattformunabhängige Lösung liefert Mitarbeitenden wie Vorgesetzten alle relevanten Informationen über ein benutzerfreundliches Web-Interface und benötigt auf Benutzerseite keinerlei Installation. Dass dadurch im Vergleich zur bisherigen Lösung auch noch Kosten eingespart werden, war ein weiterer positiver Aspekt, der die Entscheidung zur Umstellung leicht machte.

Eine gewisse Nervosität liess sich anfänglich jedoch nicht vermeiden: Würde die Anwendung zum geplanten Zeitpunkt, dem Jahresbeginn 2020, denn auch fehlerfrei laufen? Schliesslich ist die Umstellung eines über viele Jahre gewachsenen Systems auf eine komplett neue Self-Service-Oberfläche (und die dazugehörige Überarbeitung der Workflow- und Berechtigungsstruktur) ein vielschichtiges Unterfangen. „Uns war von Anfang an klar, dass wir hier eine komplexe Umgebung haben, die nicht leicht abzulösen sein würde“, bringt es Lars Godina auf den Punkt. Als verantwortlicher Software Consultant bei Interflex kennt er seine Nutzerinnen und Nutzer genau: „Jeder in der Kreisverwaltung hatte sich natürlich an das bestehende System gewöhnt – aber ein Zurück galt es unter allen Umständen zu vermeiden!“

Mit grossem Engagement machte sich ein gemeinsames Projektteam an die Arbeit. Zusammen erarbeiteten Kreisverwaltung und Interflex eine Vorgehensweise, bei der die Stakeholder-Kommunikation ebenso wichtig war wie die unzähligen Vorarbeiten und das notwendige Update des Basis-Systems. „Schon im Vorfeld hat Interflex gemeinsam mit uns alle Führungskräfte und Key-User auf die Umstellung vorbereitet. Das hat wesentlich zur Akzeptanz beigetragen. Und daneben konnten sogar noch viele neue Wünsche umgesetzt werden“, freut sich die verantwortliche Sachgebietsleiterin für Zeitwirtschaft im Landratsamt, Kerstin Singler. Heute, ein gutes halbes Jahr nach der Umstellung, fällt die Bilanz rundum positiv aus: „Es ist ein sehr erfolgreiches Projekt! Zunächst hatten wir zwar grossen Respekt davor, aber jetzt sind wir fast schon ein bisschen überrascht, dass es so gut lief und wir innerhalb von nur zwei Tagen den kompletten Wechsel vollziehen konnten. Und dass wir den Mitarbeitenden gerade in der Corona-Krise so einfach das Buchen von zu Hause ermöglichen konnten, war wirklich super!“ Kerstin Singler freut sich – und Lars Godina fällt dazu augenzwinkernd nur eines ein: „Surprise-Service eben!“ Ganz klar… Fortsetzung folgt!