Accueil et départ confortables de vos invités à la réception

Un accueil le plus agréable possible

Le module de base Réception permet au personnel de la réception d’accueillir les visiteurs rapidement, facilement et de manière agréable pour eux. Vous leur évitez ainsi une longue attente et un enregistrement fastidieux. Avec une invitation ou un ticket d’auto-inscription, le personnel de la réception peut les enregistrer en quelques clics grâce au code QR qu’il contient. L’interface utilisateur du module est intuitive et peut être utilisée sans formation, ce qui favorise une gestion des hôtes sûre tout en gagnant du temps : Cela permet d’économiser des coûts de formation et permet également de faire appel facilement à du personnel temporaire. En option, il est possible de prendre une photo du visiteur pendant la saisie des données via une webcam. La photo est enregistrée dans le fichier des visiteurs et apporte une sécurité supplémentaire dans la gestion des invités externes.

Saisir rapidement les données d’inscription

Le personnel d’accueil saisit rapidement et facilement les données des visiteurs à l’aide de l’interface utilisateur intuitive – que ce soit avec ou sans préinscription. Qu’il s’agisse d’inscriptions individuelles ou de groupe, de visites d’un jour ou de plusieurs jours, le traitement des données ne prend pas beaucoup de temps. Si certains fichiers doivent être traités discrètement par les visiteurs, ils peuvent être marqués avec la propriété « Privé ». Ainsi, ils ne peuvent pas être consultés par tous les collaborateurs. Cette option peut également être activée par défaut pour l’invitation et la réception et séparément pour l’auto-inscription. En outre, il est possible d’imprimer directement un laissez-passer si nécessaire.

De plus, le module offre une fonction de recherche intelligente permettant de trouver facilement les préinscriptions et les enregistrements de visiteurs des visites précédentes. La recherche d’un visiteur ne se limite pas à une période définie, mais affiche toutes les visites de ce visiteur. Vos collaborateurs à la réception bénéficient ainsi de nombreux avantages :

• Gain de temps : il n’est pas nécessaire d’adapter manuellement différentes plages de dates, car l’information souhaitée peut être trouvée rapidement et efficacement grâce aux critères de recherche.
• Convivialité : la fonction de recherche contribue positivement à la convivialité, car elle nécessite moins de clics et est globalement beaucoup plus intuitive.
• Efficacité : les processus de travail peuvent être optimisés, car la recherche d’informations sur les visiteurs est plus précise et prend donc moins de temps.
• Protection des données : les informations sur les visiteurs mentionnées sont bien entendu conformes aux dispositions en vigueur en matière de protection des données et aux directives d’archivage propres à l’entreprise.

Le module Accueil de l’interface utilisateur Self-Service peut être utilisé de manière encore plus efficace avec le lecteur de table IF-73 ou avec un lecteur de code QR.

Un affichage signale directement si les invités ont besoin d’une instruction de sécurité, s’ils sont connectés ou déconnectés et si le temps de visite prévu a déjà été dépassé. Cela vaut aussi bien pour les participants individuels que pour les groupes. Grâce à des filtres et à des champs d’information configurables, le personnel d’accueil reçoit les données de visite qui lui sont utiles.

Avantages

• Enregistrement facile des données de la visite
• Allègement de la charge du personnel de l’accueil
• Utilisation simple et intuitive, sans formation nécessaire
• Enregistrement d’entrée efficace en quelques clics par lecteur de code QR
• Affichage clair des statuts et états
• Fonction de recherche intelligente avec propositions
• Sortie rapide par les visiteurs au moyen du lecteur de bureau IF-73

Caractéristiques de fonctionnement

• Fonction de filtrage en fonction du jour ou du lieu
• Affichage dynamique des champs de données (types de visiteurs)
• Préinscription, enregistrements d’entrée et de sortie
• Introduction de nouveaux visiteurs ou entreprises
• En option : lecture de documents d’identité
• Gestion de différents types de visiteurs
• Consignes de sécurité (avec validité)
• Modification ou sélection d’une personne de référence pour le visiteur
• Attribution d’autorisations d’accès
• Notification automatique à l’hôte accueillant
• Attribution de badges de visiteur au moyen du lecteur de bureau IF-73
• Utilisation de certificats d’identité mobiles (sur téléphone mobile) pour les visiteurs
• Impression automatique de passes