Préinscription mobile par des visiteurs externes

Préinscription des visiteurs également depuis la maison

Le module d’extension Auto-inscription publique permet d’optimiser davantage les processus d’inscription dans le cadre de la gestion des visiteurs IF-6040 et de décharger la réception de manière efficace. Les visiteurs spontanés ont ainsi la possibilité de saisir manuellement leurs données personnelles et de pré-inscrire ainsi leur visite. La préinscription se fait indépendamment de leur lieu de séjour, via une page web accessible aux visiteurs. En revanche, les visiteurs invités peuvent consulter leurs données de visite à l’aide du lien personnel figurant sur une invitation, les adapter et, si nécessaire, modifier ou annuler des rendez-vous. L’auto-inscription publique est donc une alternative complémentaire à l’auto-inscription à un terminal kiosque dans la zone d’accueil.

Pour les visiteurs, cela signifie encore plus de confort et un processus d’inscription plus rapide le jour de la visite. En effet, ils peuvent déjà prendre connaissance des instructions de sécurité et de la déclaration de protection des données avant la visite.

Le processus de préinscription

1. Le visiteur arrive sur la page de bienvenue avec le texte et le logo de son entreprise. Un contrôle Captcha (“Je suis un être humain”) est effectué afin de protéger le service contre les robots et les scrawlers.  
2. Choix d’une des six langues standard pour le visiteur, d’autres langues sont possibles en option.
3. Les visiteurs spontanés ont la possibilité de se préinscrire via le site web en saisissant manuellement leurs données de visite dans l’auto-inscription. Les visiteurs pré-invités avec une invitation personnelle accèdent à leurs données de visite par un lien personnel via une page web.  
4. Information sur l’utilisation des données dans le cadre de la visite (déclaration de protection des données).
5. Saisie ou correction des données personnelles de la visite. En option, il est possible d’enregistrer un portrait.
6. Les instructions de sécurité contiennent par exemple des informations sur les règles de comportement applicables sur le site de l’entreprise – à confirmer en option par une signature.  Les justificatifs concernant ces instructions peuvent être classés dans le système – de manière entièrement automatique et avec une période de validité.
7. Une fois l’auto-inscription terminée, le visiteur est préinscrit et reçoit, en option, un e-mail contenant des informations supplémentaires sur son séjour.

La préinscription du visiteur est ainsi préparée. Le jour même de la visite, l’accueil peut utiliser ces données déjà saisies pour une inscription rapide et sans problème. Toutes les étapes du processus, de l’identification par le lien personnel à la saisie et à la modification des données de visite, jusqu’à l’envoi des informations au visiteur, sont contrôlées par le time-out. En cas d’inactivité, la boîte de dialogue revient d’elle-même à l’écran d’accueil. Les données personnelles peuvent ainsi être protégées conformément au RGPD.

Vos avantages

• Préinscription mobile directement par la visiteur
• Décharge du personnel d’accueil
• Déclaration systématique concernant la protection des données
• Proposition ou modification de rendez-vous directement par le visiteur
• Les visiteurs ont pris connaissance des instructions de sécurité
• Confirmation par rapport aux instructions avec validité et/ou signature
• Les données de la préinscription sont transmises automatiquement
• Saisie décentralisée des données de visite par le visiteur
• Utilisation intuitive
• Design réactif – optimisé pour les ordinateurs de bureau, les smartphones et les tablettes