Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur verbindlich vorgeschriebenen Zeiterfassung prüfen Firmen ihre Optionen für die Zukunft. Werden damit hohe Investitionen nötig, die gerade mittlere und kleine Betriebe letztlich mit noch mehr Bürokratie belasten? Ist womöglich mehr Personal erforderlich, um die Zeiterfassung nach den gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen? Wie können Unternehmen, deren Mitarbeiter mobil an verschiedenen Einsatzorten tätig sind, die Vorgaben erfüllen?
Arbeitnehmer stellen sich die Frage, ob unter den neuen Vorzeichen Errungenschaften wie Gleitzeit, Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit in Zukunft wieder starren Arbeitszeitmodellen und der Stechuhr weichen müssen. Das könnte insbesondere für Familien, die ein hohes Mass an Flexibilität benötigen, unangenehme Folgen haben. Dabei bieten Unternehmen wie Interflex massgeschneiderte Lösungen, um aus der Not eine Tugend zu machen.
Laut Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 sind Arbeitgeber in der EU künftig dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Wie und wo diese Zeiterfassung zu geschehen hat, schreibt das neue Urteil allerdings nicht vor, hier muss der Gesetzesgeber tätig werden. Das bedeutet, dass bestehende Arbeitszeitmodelle grundsätzlich keiner Veränderung bedürfen, sofern sie eine angemessene Zeiterfassung erlauben. Sie müssen lediglich den geltenden Arbeitszeitgesetzen und Arbeitszeitrichtlinien entsprechen und somit entsprechende Pausen- und Ruhezeiten berücksichtigen. Bei genauer Betrachtung hat die neue Regelung für Arbeitgeber durchaus Vorteile: Denn mit einer lückenlosen Zeiterfassung verfügen sie über eine eindeutige Datenbasis zu den Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters, können den Aufwand für bestimmte Tätigkeiten oder Projekte besser analysieren und diesen bei der zukünftigen Personal- und Einsatzplanung präziser planen. Arbeitnehmer profitieren von einem klaren Überblick über den Stand ihres Arbeitszeitkontos. Sie können jederzeit die geleisteten Überstunden abrufen, sodass diese je nach Arbeitsvertrag berücksichtigt werden. Auch die gebuchten Urlaubszeiten und der verbleibende Resturlaub sind eindeutig dokumentiert: Ein Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermassen, denn damit entfallen Nachfragen in der Personalabteilung.
Vorteile moderner Systeme
Flexible Arbeitszeitmodelle haben also auch unter den neuen Vorzeichen der europäischen Rechtsprechung weiterhin Bestand. Unternehmen und ihre Mitarbeiter können das Arbeitsleben weiterhin wie gewohnt nach den Anforderungen des Unternehmens und nach den privaten und familiären Interessen der Mitarbeiter gestalten. Aus Gründen der Vollständigkeit sei hier erwähnt, dass es bei einigen Arbeitsverhältnissen auch vor der neuen Gesetzeslage schon die Verpflichtung gab, die Arbeitszeiten zu erfassen – beispielsweise bei Schichtarbeit, bei Minijobs, bei Kraftfahrern und im öffentlichen Dienst. In diesen Bereichen kann die neue Gesetzgebung dennoch einen Impuls darstellen, das bereits eingesetzte System zur Zeiterfassung einmal daraufhin zu prüfen, ob es tatsächlich alle heute technologisch möglichen Vorteile bietet oder ersetzt werden sollte. Somit stellt sich für alle europäischen Unternehmen die Frage: Was kann ein modernes Zeiterfassungssystem eigentlich leisten? Auf Seiten der Arbeitgeber ist angesichts der zunehmend flexibler gestalteten Arbeitswelt ein hochflexibles Zeiterfassungssystem gefragt, das es ermöglicht, Zeitkonten mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu führen und Arbeitszeiten mobil zu buchen (z.B. wenn für die Mitarbeiter Aussentermine oder Homeoffice Tage anstehen). Je nach Bedarf stellen moderne Zeiterfassungssysteme mobile Buchungsoptionen sowie Funktionen zur Verfügung, mit denen sich Arbeitszeiten bestimmten Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen lassen. Funktionen wie die Mitarbeiterselbstverwaltung (Employee-Self-Service), komfortable Übersichten (Dashboard und Workflows) und verschiedene Auswertungsfunktionen (Reportings) machen die Zeiterfassung zu einem vielseitigen Instrument, das sich auch auf der Managementebene auszahlen kann. Denn auf diese Weise erhalten Personalplaner eine Datenbasis, um Überstunden oder zuschlagspflichtige Arbeitszeiten gezielt zu verringern und Personalkosten zu senken. Auch die Mitarbeitenden profitieren von einer besseren Planung.
Buchung an verschiedenen Einsatzorten
Für eine zuverlässige Zeiterfassung bei allen Berufsgruppen und Tätigkeitsbereichen erlauben Systeme der Interflex Datensysteme GmbH die mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubsanträgen und einem exakten Überblick über das persönliche Zeitkonto. Auch die Anbindung eines Zutrittskontrollsystems ist möglich. Mobile Funktionen wie dezentrale Zeitbuchungen über Tablet oder Smartphone oder Zugangsberechtigungen über das Smartphone sorgen dabei für zeitgemässe Flexibilität.
Gut informiert entscheiden
Noch steht eine Umsetzung des EuGH-Urteils in der Gesetzgebung der einzelnen europäischen Staaten aus. Da neue Gesetze hierzu jedoch bald erwartet werden, sollten Unternehmen schon heute ihre Investitionen sinnvoll planen und nur in ein Zeiterfassungssystem investieren, das im Hinblick auf die neue Gesetzgebung zukunftsfähig ist und zudem für ihren Betrieb einen echten Mehrwert bringt. Systeme, die skalierbar sind und sich damit flexibel an die Entwicklung des Unternehmens anpassen lassen, bieten grundsätzlich mehr Gestaltungsspielraum und folglich ein Plus an Investitionssicherheit. Die Interflex Datensysteme GmbH berät Unternehmen bei der Planung ihrer Zeiterfassung individuell, damit die gewählte Lösung systematisch alle Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausschöpft. Zudem sind die Lösungen von Interflex sehr flexibel anpassbar. Unternehmen, die ihr Zeiterfassungssystem nicht selbst pflegen möchten, können sich für die neue Lösung Interflex Managed Services entscheiden. Dabei nutzen die Mitarbeiter, die Vorgesetzten und die Personalabteilung die Funktionen des Zeiterfassungssystems wie gewohnt. Die fachliche Betreuung der Systemsoftware sowie der Infrastruktur erfolgt hingegen vollständig durch Interflex.
