Mobile Voranmeldung durch externe Gäste
Bieten Sie Ihren Besucherinnen und Besuchern noch mehr Komfort und ermöglichen Sie die Voranmeldung jetzt auch mobil – unabhängig von deren Standort.
Besucher-Voranmeldung
auch von Zuhause
Mit dem Erweiterungsmodul Selbstanmeldung Public lassen sich Anmeldeprozesse im Rahmen des IF-6040 Besuchermanagements noch weiter optimieren und der Empfang effizient entlasten. Spontane Besucherinnen und Besucher haben damit die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten manuell zu erfassen und ihren Besuch so voranzumelden. Die Voranmeldung erfolgt unabhängig von ihrem Aufenthaltsort über eine für die Besucher zugängliche Webseite. Eingeladene Besucher hingegen können mit ihrem persönlichen Link aus einer Einladung darüber ihre Besuchsdaten einsehen, diese anpassen, sowie bei Bedarf Termine ändern oder absagen. Selbstanmeldung Public ist daher eine komplementäre Alternative zu der Selbstanmeldung an einem Kiosk-Terminal im Empfangsbereich.
Für die Besucherinnen und Besucher bedeutet es noch mehr Komfort und einen schnelleren Anmeldeprozess am Besuchstag. Denn sie können bereits im Vorfeld zum eigentlichen Besuch die erforderlichen Sicherheitsunterweisungen und die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung von überall – von Zuhause aus oder beispielsweise noch an ihrem Arbeitsplatz – erledigen.
Der Voranmeldeprozess
- Die Besucherin oder der Besucher kommt auf die Willkommensseite mit Text und Logo ihres Unternehmens. Eine Captcha-Prüfung („Ich bin ein Mensch“) wird durchgeführt, um den Service vor Bots und Scrawler zu schützen.
- Auswahl einer der sechs Standardsprachen für den Besucher, optional sind weitere Sprachen möglich.
- Spontane Gäste haben die Möglichkeit sich über die Webseite voranzumelden, indem sie in der Selbstanmeldung ihre Besuchsdaten manuell erfassen. Voreingeladene Gäste mit einer persönlichen Einladung gelangen per persönlichem Link über eine Webseite zu ihren Besuchsdaten.
- Information über die Verwendung der Daten im Rahmen des Besuchs (Datenschutzerklärung).
- Eingabe oder Korrektur der persönlichen Daten des Besuchs. Optional ist die Aufnahme eines Portraits möglich.
- Die Sicherheitsunterweisung informiert beispielsweise über die Verhaltensregeln auf dem Unternehmensgelände – optional durch eine Unterschrift zu bestätigen. Unterweisungsnachweise können im System abgelegt werden – vollautomatisch und mit einem Gültigkeitszeitraum versehen.
- Nach Abschluss der Selbstanmeldung ist der Besucher vorangemeldet und erhält optional eine E-Mail mit weiteren Informationen zum Aufenthalt.
Die Voranmeldung des Gastes ist damit vorbereitet. Am Besuchstag selbst kann der Empfang diese bereits erfassten Daten für eine schnelle und reibungslose Anmeldung nutzen. Alle Schritte der Anwendung, von der Identifizierung per Link, über das Erfassen und Ändern der Besuchsdaten bis hin zum Versand der Besuchsinformationen an die Besucherin und den Besucher sind Time-out gesteuert. Bei Inaktivität springt der Eingabedialog von selbst wieder auf den Startbildschirm zurück. Persönliche Daten lassen sich so im Sinne der DSGVO schützen.
Ihre Vorteile
• Mobile Voranmeldung direkt durch den Besucher
• Entlastung der Empfangsmitarbeiter
• Systematische Datenschutzerklärung
• Terminvorschlag oder -änderung direkt durch den Gast
• Besucher absolvieren bereits vorab die Sicherheitsunterweisung
• Unterweisungsnachweis mit Gültigkeit u/o Unterschrift
• Daten der Voranmeldung werden automatisch übermittelt
• Dezentrale Erfassung der Besuchsdaten durch den Besuch
• Intuitive Bedienbarkeit
• Responsives Design – optimiert für Desktop, Smartphone und Tablet
