Accueil automatisé pour vos visiteurs

Un accueil le plus agréable possible

Le module de base Réception permet au personnel de la réception d’accueillir les personnes en visite agréablement, rapidement et sans complication. Vous leur évitez ainsi une longue attente et un enregistrement fastidieux. S’ils présentent une invitation ou un ticket d’auto-inscription, les visiteurs peuvent être enregistrés par le personnel de la réception avec le code QR affiché ou en quelques clics seulement. L’interface utilisateur du module est intuitive et s’utilise sans formation, pour un gain de temps et une sécurité accrue dans l’administration des visites. Cette simplicité d’utilisation réduit également les coûts d’adaptation et facilite l’engagement d’intérimaires. En option, une photographie de la personne en visite peut également être prise par une webcam pendant le processus d’introduction de données. La photo est enregistrée dans la fiche du visiteur et assure un niveau de sécurité supplémentaire dans la gestion des personnes externes.

De plus, vos employés de réception bénéficient du fait que, en plus du contact initial, d’autres contacts peuvent être enregistrés dans le système en tant que représentants possibles. Cette fonction pratique offre de nombreux avantages pour ceux qui sont impliqués dans le processus de visite. Des contacts supplémentaires facilitent la coordination pour les employés de réception en cas d’absence imprévue du contact initial et réduisent les ajustements car un plan alternatif est déjà en place. Grâce aux processus optimisés, les visiteurs bénéficient de temps d’attente réduits et d’un accueil professionnel global. Avec cette fonction d’hôte supplémentaire, vous soutenez une gestion des visiteurs efficace, flexible et conviviale dans votre entreprise.

Introduction rapide des données pour l’enregistrement

Le personnel de la réception saisit les données des personnes en visite rapidement et simplement à travers l’interface utilisateur intuitive, avec ou sans préinscription. L’introduction des données des visites et leur traitement ne durent jamais longtemps, qu’il s’agisse d’enregistrements de personnes ou de groupes, de visites limitées à un jour ou s’étirant sur plusieurs journées. En cas de besoin, un passe peut être imprimé directement. Le module offre par ailleurs une fonction de recherche intelligente pour trouver les préinscriptions et les enregistrements de visites passées des visiteurs en tout confort. Le module Réception de l’interface utilisateur en libre-service peut être couplé au lecteur de bureau IF-73 ou à un lecteur de code QR pour plus d’efficacité encore.

De plus, le module offre une fonction de recherche intelligente qui vous permet de retrouver facilement les pré-enregistrements et les données des visiteurs des visites précédentes. La recherche d’un visiteur n’est pas limitée à une période spécifique, mais affiche toutes les visites du visiteur. De cette manière, vos employés d’accueil bénéficient de nombreux avantages :

• Gain de temps : Les différentes plages de dates n’ont pas besoin d’être ajustées manuellement, car les informations souhaitées peuvent être trouvées rapidement et efficacement à l’aide des critères de recherche.
• Facilité d’utilisation : La fonction de recherche contribue positivement à la convivialité en réduisant le nombre de clics nécessaires et en rendant la recherche généralement plus intuitive.
• Efficacité : Les flux de travail peuvent être optimisés car la recherche d’informations sur les visiteurs est plus précise et donc moins chronophage.
• Protection des données : Les informations sur les visiteurs mentionnées sont bien entendu conformes aux réglementations en vigueur en matière de protection des données et aux exigences spécifiques de l’entreprise en matière d’archivage.

Un message à l’écran signale directement s’il est nécessaire de transmettre des consignes de sécurité au visiteur, s’il est enregistré comme étant entré ou sorti, et si la durée prévue de la visite a déjà été dépassée. L’ensemble de ces fonctionnalités peuvent s’appliquer tant à une personne individuelle qu’à un groupe de personnes. Le personnel de la réception peut rassembler les données de visite importantes à l’aide de filtres et de champs d’information configurables.

Avantages

• Enregistrement facile des données de la visite
• Allègement de la charge du personnel de l’accueil
• Utilisation simple et intuitive, sans formation nécessaire
• Enregistrement d’entrée efficace en quelques clics par lecteur de code QR
• Affichage clair des statuts et états
• Fonction de recherche intelligente avec propositions
• Enregistrement de sortie rapide par les visiteurs au moyen du lecteur de bureau IF-73

Caractéristiques de fonctionnement

• Fonction de filtrage en fonction du jour ou du lieu
• Affichage dynamique des champs de données (types de visiteurs)
• Préinscription, enregistrements d’entrée et de sortie
• Introduction de nouveaux visiteurs ou entreprises
• En option : lecture de documents d’identité
• Gestion de différents types de visiteurs
• Consignes de sécurité (avec validité)
• Modification ou sélection d’une personne de référence pour le visiteur
• Attribution d’autorisations d’accès
• Notification automatique à l’hôte accueillant
• Attribution de badges de visiteur au moyen du lecteur de bureau IF-73
• Utilisation de certificats d’identité mobiles (sur téléphone mobile) pour les visiteurs
• Impression automatique de passes