Préenregistrement en ligne des visiteurs
Optimisez le confort de vos visiteurs et offrez-leur la possibilité de s’enregistrer en ligne avant leur arrivée, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Préenregistrement par les visiteurs,
même s’ils sont chez eux
Le module d’extension Auto-inscription Public du logiciel IF-6040 permet d’optimiser encore davantage les processus d’enregistrement des visiteurs et de réduire efficacement la charge administrative du personnel de la réception. Les visiteurs spontanés ont la possibilité d’introduire manuellement leurs données personnelles et de préenregistrer leur visite via un site web accessible aux visiteurs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Les visiteurs invités peuvent, quant à eux, consulter et adapter leurs données de visite via le lien personnel reçu par invitation, ainsi que modifier ou annuler un rendez-vous s’ils le souhaitent. Le module d’extension Auto-inscription Public est donc une alternative au système d’auto-inscription sur un terminal situé dans l’espace de réception de votre immeuble.
Cette solution offre également plus de confort à vos visiteurs et accélère la procédure d’inscription le jour de la visite. Ils peuvent ainsi déjà consulter au préalable les consignes de sécurité et prendre connaissance de la déclaration de protection des données, qu’ils soient chez eux ou encore au travail, par exemple.
Lors de la configuration des consignes de sécurité dans « Auto-inscription », vous pouvez également agrémenter toutes les étapes des consignes à suivre de textes ou de contenus multimédias comme des images, des documents PDF ou des vidéos. Les éléments de texte tels que les titres, les énumérations et les tableaux peuvent être présentés de manière attrayante et structurée grâce à de nombreuses options de mise en page, pour favoriser la lisibilité et la compréhension rapide des contenus. Vos visiteurs s’enregistrent ainsi en toute simplicité.
Procédure de préenregistrement
- Le visiteur ouvre la page d’accueil qui affiche les informations et le logo de votre entreprise. Un test CAPTCHA (« Je ne suis pas un robot ») est effectué pour protéger le service des robots et des crawlers.
- Le visiteur sélectionne la langue de son choix parmi les six langues proposées par défaut. D’autres langues sont disponibles en option.
- Le visiteur spontané a la possibilité de se préenregistrer via le site internet en introduisant manuellement ses données de visite dans le système d’auto-inscription. Le visiteur invité disposant d’une invitation personnelle accède à ses données de visite grâce un lien personnel vers un site internet.
- Le visiteur lit les informations relatives à l’utilisation des données dans le cadre de sa visite (déclaration de protection des données).
- Le visiteur introduit ou adapte ses données personnelles. Il est possible de prendre une photo en option.
- Les consignes de sécurité informent par exemple le visiteur sur les règles de conduite à respecter sur le site de l’entreprise. En option, une signature peut être requise au visiteur pour confirmer qu’il a pris connaissance des consignes de sécurité. Une attestation de la délivrance des consignes de sécurité peut être sauvegardée de manière entièrement automatique dans le système et pourvue d’une date de validité.
- Une fois la procédure terminée, le visiteur est préinscrit et peut recevoir en option un e-mail contenant de plus amples informations concernant sa visite.schermen tegen bots en crawlers.
La procédure d’enregistrement préalable permet au personnel de la réception d’utiliser, le jour de la visite, les données déjà introduites, afin de garantir l’inscription rapide du visiteur. Chaque étape de la procédure, de l’identification via le lien à l’envoi des informations au visiteur concernant la visite, en passant par la saisie et la modification des données de visite, est assortie d’une durée limite. En cas d’inactivité, l’écran de saisie de données revient automatiquement à la page d’accueil. Les données personnelles sont ainsi protégées, conformément au RGPD.
