„Wir ersparen uns einige Arbeitstage pro Monat“ – Bezirksamt Neukölln von Berlin führt Zeitwirtschaft ein
Der Stadtbezirk Neukölln zählt zu den spannendsten und vielseitigsten Stadtbezirken Berlins. Viele Künstler- und Studentenwohnungen und geschäftige Straßen mit zahlreichen orientalischen Bars und Geschäften ergeben ein multikulturelles Flair. Knapp 330.000 Einwohner aus über 150 Nationen zählt der Stadtbezirk, der vom Bezirksamt Neukölln verwaltet wird. Rund 2.000 Beschäftigte kümmern sich in Bereichen wie der Stadtplanung, der Bürgerdienste oder dem Schulamt, in den Ressorts Jugend und Soziales um die Belange der multikulturellen Bevölkerung.
Der Ausbau der digitalen Service-Angebote für die Einwohner im Stadtbezirk ist ein wichtiges Projekt der Verwaltung. So bietet das Bezirksamt seinen Einwohnern bereits die Möglichkeit, sich aktiv an der Gestaltung der Stadt über eine digitale Projektplattform (mein.berlin.de) zu beteiligen und Ideen einzureichen.
Die Themen Digitalisierung interner Verwaltungsprozesse und mehr Beteiligung stehen auch beim Bezirksamt Neukölln ganz oben auf der Agenda. So wurde nach einer Mitarbeiterbefragung deutlich, dass sich Aufwände für die Arbeitszeiterfassung mit einer elektronischen Lösung deutlich reduzieren lassen. Im Frühjahr 2021 entschied sich die Verwaltung, die Zeiterfassung seiner Beschäftigten zu digitalisieren.
„Bis vor Kurzem wurden Arbeitszeiten noch händisch in Excelanwendungen gepflegt,“ erinnert sich Jörg Grieswald, Leiter der Serviceeinheit Personal im Bezirksamt Neukölln. „Die Arbeitszeiten wurden dann stichprobenartig durch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Büroleitungen nachgerechnet. Mit der Umstellung auf eine elektronische Erfassung fallen diese oft aufwändigen Kontrollmechanismen weg. Das erspart uns einige Arbeitstage pro Monat.“
Neben der Verschlankung der Prozesse hin zu einer elektronischen und leichteren Erfassung von Arbeitszeiten waren bei der Umsetzung zwei Punkte besonders wichtig: Die Abbildung von flexiblen Arbeitszeitmodellen und die Implementierung eines elektronischen Workflows, mit dessen Hilfe die Beschäftigten zukünftig Urlaubsanträge und Abwesenheiten leichter beantragen und transparent einsehen konnten.
„Wir haben Beamtinnen und Beamte mit 40 Arbeitsstunden pro Woche, aber vor allem Tarifbeschäftigte, die 39,4 Arbeitsstunden arbeiten. Hinzu kommen verschiedene Teilzeitmodelle, bei der die Arbeitszeit beispielsweise nur um eine Stunde am Tag reduziert wird oder Mitarbeitende, die nur fünf Stunden arbeiten,“ so Jörg Grieswald. „Diese Komplexität muss über die elektronische Anwendung transparent abgebildet werden können.“
Nach dem Testbetrieb arbeiten seit dem 1. Mai 2022 die ersten rund 680 Beschäftigten mit der webbasierten Anwendung IF-6040 Zeit im Probe-Echtbetrieb. Zusätzlich wurden an den ersten größeren Standorten IF-5735 Zeiterfassungsterminals installiert. An diesen können die Beschäftigten mittels eines RFID-Chips ihre Zeiten erfassen. Trotz einiger Herausforderungen in der Testphase – mit krankheitsbedingten Verzögerungen und Schulungen, die pandemiebedingt nur per Videokonferenz stattfinden konnten – zieht Jörg Grieswald eine positive Bilanz. „Die ersten Rückmeldungen zum Echtbetrieb sind bisher positiv,“ resümiert Grieswald die ersten Wochen nach der Einführung. „Das hat mich persönlich sehr gefreut. Es lief alles reibungslos und vor allem ‚geräuschlos‘.“
In den kommenden 12 Monaten strebt das Bezirksamt Neukölln die flächendeckende Nutzung der elektronischen Zeitwirtschaft an allen geplanten Standorten an. Der geplante Workflow für die Urlaubsanträge soll ebenfalls zeitnah folgen.
Dass ein enger Austausch zwischen den Beteiligten und eine bedarfsgerechte Anpassung der Lösung besonders wichtig sind, zeigt auch ein gemeinsam entstandenes Projekt: der barrierefreie Self-Service in der Zeitwirtschaft. So fließt das Feedback der Beschäftigten des Bezirksamtes Neukölln kontinuierlich in die Weiterentwicklung eines barrierefreien Self-Service in der Zeitwirtschaftslösung von Interflex ein. „Wir planen 2023 unseren Beschäftigten mit Hilfe der Firma Interflex eine barrierefreie Zeitwirtschaft anzubieten,“ so Grieswald. „Wir sind zuversichtlich, dass die Erweiterung der Interflex-Lösung um einen barrierefreien Self-Service letztlich auch anderen Kunden zugutekommt.“
