Zeiwirtschaft ∙ Zeitwirtschaftssysteme ∙ Arbeitszeiterfassung ∙ HR Software
Zeiterfassung im Überblick
Die Erfassung von Arbeitszeiten ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmensprozesse. Sie bildet die Grundlage für eine präzise Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung, für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Planung von personellen Ressourcen. Gleichzeitig schafft sie Transparenz und Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten. Mit der zunehmenden Digitalisierung und mit neuen Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder mobiler Arbeit wird eine flexible und zuverlässige Zeiterfassung immer wichtiger.
Was ist Zeiterfassung? Zeiterfassung ist die systematische Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten von Mitarbeitenden. Die Art und Weise der Erfassung kann dabei sehr vielfältig sein und reicht von der mobilen Erfassung per Smartphone über eine Web-App bis zur klassischen Erfassung über stationäre Erfassungsgeräte (Leser / Terminals) am Arbeitsplatz. Moderne Zeiterfassungslösungen gehen jedoch weit über die reine Dokumentation hinaus: Sie unterstützen Unternehmen dabei, bislang manuell durchgeführte Prozesse zu automatisieren und Zeitdaten zu bewerten. Ausserdem sorgen sie für die Vereinfachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellen sicher, das gesetzliche, tarifliche und innerbetriebliche Anforderungen erfüllt werden.
Warum Zeiterfassung wichtig ist
Die Bedeutung der Zeiterfassung wurde durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 und durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 bestätigt. Unternehmen in Deutschland und der EU sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig und transparent zu erfassen. Vertrauensarbeitszeit allein genügt nicht mehr. Die Regelung stellt sicher, dass Arbeitszeiten – auch zum Schutz der Beschäftigten - korrekt dokumentiert und Pausen eingehalten werden.
In der Schweiz ist die Zeiterfassung ebenfalls klar gesetzlich geregelt: Nach Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) muss der Arbeitgeber alle Verzeichnisse oder Unterlagen bereithalten, die für die Umsetzung des Arbeitsgesetzes und seiner Verordnungen erforderlich sind. Die nähere Ausgestaltung findet sich in Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Dort ist für die meisten Mitarbeiter vorgeschrieben, täglich und wöchentlich geleistete Arbeitsstunden inklusive Beginn und Ende der Arbeit, Überstunden und Pausen von mindestens 30 Minuten zu erfassen sowie gesetzliche Ruhezeiten zu dokumentieren. Sämtliche Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren und den kantonalen Aufsichtsbehörden auf Verlangen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.
Gleichzeitig bietet eine professionelle Zeiterfassung auch Vorteile über die reine Rechtssicherheit hinaus. Zum einen optimiert sie viele interne Prozesse. Zum anderen sorgen softwarebasierte Lösungen für eine tagesaktuelle, lückenlose Erfassung. Sie senken damit nachweislich die Anfälligkeit für Ungenauigkeiten und von Fehler aus manuellen Prozessen. Darüber hinaus reduzieren sie personelle Kosten in der HR-Abteilung. Denn durch den Wegfall der manuellen Erfassung beispielsweise bei einer Korrektur von Arbeitszeiten werden Personalabteilungen effizienter.
Auf der anderen Seite steigert eine transparente Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das gilt vor allem, wenn aus einer präzisen Erfassung von tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten eine korrekte Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung folgt.
Das müssen moderne Zeiterfassungslösungen leisten
Unternehmen und HR-Verantwortliche haben heute hohe Erwartungen an Zeiterfassungslösungen. Die Systeme müssen:
- Flexibel und skalierbar sein, um verschiedene Arbeitsmodelle wie Homeoffice, Aussendienst oder Schichtarbeit problemlos abzubilden.
- Benutzerfreundlich gestaltet sein, damit Arbeitnehmende und HR-Teams sie intuitiv nutzen können.
- Rechtssicherheit unterstützen, um gesetzliche Vorgaben wie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aber auch tarifliche und innerbetriebliche Vereinbarungen zu erfüllen.
- Nahtlos integriert werden können, zum Beispiel in bestehende Zeitwirtschaftssysteme wie SAP.
- Effizient sein, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Datenqualität zu verbessern.
Eine moderne Lösung für Zeiterfassung erfüllt diese Anforderungen und trägt dazu bei, Ihre Arbeitsprozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten.
Zeiterfassung mit Interflex
IF-6040 Zeiterfassung – die smarte Plattform für jeden Anwendungsfall
Dreh- und Angelpunkt der Lösung ist die Software-Plattform IF-6040. Sie steuert zentral alle angebundenen Erfassungsterminals und überträgt alle Zeitbuchungen und Arbeitszeitinformationen zwecks Bewertung an ein Zeitwirtschaftssystem bzw. an ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, wie SAP. Ihr modularer Aufbau erlaubt eine individuelle Konfiguration auf die verschiedensten Unternehmensanforderungen wie zum Beispiel Personalzeitereignisse. Durch ihre Skalierbarkeit eignet sie sich problemlos für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen bis hin zu Konzernen. Sie ist flexibel und anpassungsfähig, sodass sie funktionell von einer reinen Zeiterfassung bis hin zu einer Zeitwirtschaftslösung mit integrierter Projektzeiterfassung ausgebaut werden kann – ideal für Unternehmen mit komplexen Strukturen oder internationalem Setup. Darüber hinaus ist der Betrieb als On-Premise Lösung genauso möglich wie in der Cloud.
Auch in der praktischen Umsetzung der Zeiterfassung haben Sie volle Flexibilität, da die IF-6040 eine Zeiterfassung über die unterschiedlichsten Endgeräte (hybrider Einsatz) ermöglicht.
Employee Self-Service Mehr Eigenverantwortung für Mitarbeitende Wichtiger Bestandteil der IF-6040 Zeiterfassung ist die webbasierte, responsive Nutzeroberfläche bzw. das Portal Employee Self-Service. Darüber können Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten eigenständig erfassen. Über die Weboberfläche, die mobile Web-App oder das Erfassungsterminal besteht jederzeit Zugriff auf Zeitkonten, Urlaubssalden und Abwesenheiten.
Ihre Vorteile:
- Fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden.
- Reduziert den Verwaltungsaufwand und personelle Kosten in HR-Abteilungen.
- Stärkt das Vertrauen in die Zeiterfassung durch transparente Prozesse und Arbeitszeitdaten.
Interflex-Lösungen für Zeiterfassung
- Mobile Zeiterfassung über Web-App
- Zeiterfassung am Terminal
- Zeiterfassung für SAP-Systeme
Mobile Zeiterfassung: geräteunabhängig und standortflexibel
Mit der Zeiterfassung über ein Web-Interface geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihrer Arbeitszeiten jederzeit und überall zu erfassen. Ob im Homeoffice, auf der Baustelle oder im Aussendienst – die intuitive, responsive Web-Oberfläche bietet maximale Flexibilität und erlaubt eine geräteunabhängige Nutzung mit Notebook, Tablet und auch Smartphone.
Ihre Vorteile:
- Einheitliche und unternehmensweite Zeiterfassung
- Komfortable Einbindung Ihre Deskless Workforce in die Arbeitszeiterfassung
- Spart Budget und Ressourcen, da die eingesetzten Geräte meistens vorhanden sind
- Reduziert administrativen Aufwand durch automatisierbare Prozesse
- Hohe Aktualität und Datenqualität der erfassten Zeiten
- Abrechnungssicherheit
Zeiterfassung über Terminals: robust und standortsicher
Für industrielle Arbeitsumgebungen oder Mitarbeitende ohne Zugang zu mobilen Geräten bietet Interflex moderne, stationäre Zeiterfassungsterminals. Diese eignen sich besonders für Produktionsstätten oder sensible Bereiche, in denen keine mobilen Geräte genutzt werden dürfen. Alle Interflex-Terminals zeichnen sich durch hohe Ausfallsicherheit, schnelle Buchungszeiten und moderne Schnittstellentechnik aus – ideal für SAP-Projekte mit stationärer Erfassung.
Ihre Vorteile:
- Komfortable Bedienung über RFID-basierte Identifikationsmedien bzw. das Smartphone (BLE, per Key-App)
- Robuste und langlebige Terminals für verschiedene Einsatzbereiche
- Hohe Investitionssicherheit durch Kompatibilität und Upgrade- bzw. Updatefähigkeit
Zeiterfassung mit SAP: Nahtlose Integration für maximale Effizienz
Die Zeiterfassung mit Interflex lässt sich problemlos an bestehende SAP-Systeme für Zeitwirtschaftsprozesse wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung anbinden. Interflex Lösungen liefern damit die Grundlage für verlässliche HR-Prozesse und betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Mit über 30 Jahren Erfahrung als SAP-Partner verfügen wir über langjährige und vielfältige Projekterfahrung von Mittelstand bis Konzern, um die Arbeitszeiterfassung kontinuierlich effizient und anwenderfreundlich zu gestalten.
Ihre Vorteile:
- Echtzeitsynchronisation: Zeitdaten werden sofort erfasst und übertragen. Mitarbeitende erhalten direkt Feedback zu ihren Buchungen.
- Orts-, zeit- und geräteunabhängig: Von mobiler Zeiterfassung per Smartphone (Web-App), über Employee Self-Service im Web bis zu Erfassungsterminals.
- Nahtlose SAP-Integration: Zertifizierte Schnittstellen für SAP SuccessFactors, S/4 HANA und R/3.
- Rechtssicherheit: Unterstützt optimal bei der Erfüllung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben.
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberflächen und einfache Bedienung fördern die Akzeptanz bei Mitarbeitenden.
- Datensicherheit: Modernste Verschlüsselungstechnologien schützen sensible Daten.
- Automatisierung: Reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
API-Integration im Detail – flexibel und sicher Die Interflex-Schnittstellen bieten maximale Kompatibilität mit SAP-Standards. Sie unterstützen z. B. SAP Connector für IDoc‘s und OData-Schnittstelle, lassen sich individuell an Ihre IT-Architektur anpassen – auch in hybriden Cloud-Szenarien.
Lösungen mit SAP S/4 HANA und R/3
Die SAP-zertifizierte HR-PDC-Schnittstelle von Interflex sorgt für eine lückenlose Integration in SAP R/3 und S/4 HANA. Alle Zeitdaten werden synchronisiert und direkt in der Zeitwirtschaft von SAP verarbeitet. Ihre Mitarbeitenden sehen jederzeit ihre aktuellen Zeitbuchungen und profitieren von maximaler Transparenz bei gleichzeitigem Datenschutz.
Ihre Vorteile:
- Übertragung und Synchronisation mit SAP-Zeitwirtschaft (SAP-zertifiziert)
- Unterstützung komplexer Arbeitszeitmodelle
- Zentrale Pflege über SAP – nur synchronisierte Daten
- Automatisierte Datenübertragung ohne Medienbrüche
- Unterstützung von Zusatzfunktionen wie Kostenstellenerfassung
Lösungen mit SAP SuccessFactors
Für Unternehmen mit cloudbasierter SAP-Zeitwirtschaft bietet Interflex eine speziell entwickelte Schnittstelle zu SAP SuccessFactors. Die Lösung basiert auf modernsten Webtechnologien und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. So können Sie Ihre bestehende Zeitwirtschaftslösung um eine leistungsfähige und nutzerfreundliche Zeiterfassung erweitern – vollständig in der Cloud.
Ihre Vorteile:
- SAP-zertifizierte Zeiterfassung
- Echtzeitübertragung von Zeitbuchungen an SAP SuccessFactors
- Weltweite Verfügbarkeit durch Cloud-Technologie
- Höchste Sicherheitsstandards für sensible Daten
- Skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen
Die Interflex-Zeiterfassung – Ihre Lösung für moderne Arbeitswelten
Mit den Lösungen für Zeiterfassung von Interflex erhalten Sie eine leistungsstarke und umfassende Lösung, die den Arbeitsalltag Ihrer Beschäftigten deutlich vereinfacht und transparent gestaltet. Aufwendige HR-Prozesse werden effizienter. Die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden wird ebenso gefördert wie deren Vertrauen in eine korrekte Bewertung ihrer erfassten Arbeitszeitdaten und in eine zuverlässige Gehaltsabrechnung. Interflex bietet Ihnen eine hochflexible Lösung, die Sie an Ihre Unternehmensanforderungen und an die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt problemlos anpassen können.
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