Une surprise pour un client de longue date
« Nous avions beaucoup de respect pour cette transition. » Depuis des années, Interflex assure une gestion efficace du temps au sein de la préfecture de Tuttlingen. Début 2020, une solution en libre-service indépendante de toute plateforme est venue s’ajouter au système existant. Le changement ? Totalement discret, sans le moindre impact sur le travail quotidien !
Employés, aides temporaires, ouvriers, étudiants en alternance, fonctionnaires : la diversité des collaborateurs de l’administration du district de Tuttlingen est grande et structurellement complexe. Plus de 1 200 personnes sont réparties sur de nombreux sites, avec des formes de travail très variées : saisonniers, employés à temps partiel ou à temps plein.
Pour répondre de manière fiable à toutes ces exigences, l’administration du district fait confiance à Interflex comme partenaire stratégique depuis le début des années 1990. Le système, initialement conçu pour l’enregistrement des temps de travail, s’est développé au fil des années pour intégrer des terminaux de contrôle d’accès en ligne et hors ligne, ainsi qu’une gestion des parkings.
Jusqu’à récemment, une solution en libre-service était également intégrée, reposant sur un workflow basé sur Lotus Notes, fourni par un ancien partenaire système. Mais lorsque la décision stratégique a été prise d’abandonner Lotus Notes, il a fallu trouver une alternative – c’est là qu’est intervenu le module WebClient d’Interflex : une solution indépendante de toute plateforme, offrant aux collaborateurs et aux responsables toutes les informations pertinentes via une interface web conviviale, sans aucune installation côté utilisateur. Le fait que cette solution permette également de réduire les coûts par rapport à l’ancienne a été un argument supplémentaire en faveur de la transition.
Un certain stress était néanmoins palpable au départ : la nouvelle application fonctionnerait-elle sans faille à la date prévue, début 2020 ? Car remplacer une interface en libre-service développée sur plusieurs années par une toute nouvelle solution, tout en révisant les workflows et les structures de droits d’accès, est une tâche complexe. « Nous savions dès le départ que nous avions affaire à un environnement complexe, difficile à remplacer », résume Lars Godina, consultant logiciel chez Interflex. Il connaît bien ses utilisateurs : « Tout le monde dans l’administration s’était habitué à l’ancien système – mais il était hors de question de revenir en arrière ! »
Avec beaucoup d’engagement, une équipe projet conjointe s’est mise au travail. Ensemble, l’administration et Interflex ont élaboré une approche dans laquelle la communication avec les parties prenantes était aussi importante que les nombreux travaux préparatoires et la mise à jour du système de base. « Dès le départ, Interflex a préparé avec nous tous les responsables et utilisateurs clés à la transition. Cela a grandement facilité l’acceptation. Et en plus, de nombreux nouveaux souhaits ont pu être réalisés », se réjouit Kerstin Singler, responsable du service gestion du temps à la préfecture.
Aujourd’hui, plus de six mois après la transition, le bilan est entièrement positif : « C’est un projet très réussi ! Nous avions certes beaucoup de respect au départ, mais nous sommes presque surpris que tout se soit si bien passé et que nous ayons pu effectuer la transition complète en seulement deux jours. Et le fait d’avoir pu permettre aux collaborateurs de réserver leurs temps de travail depuis chez eux pendant la crise du COVID, c’était vraiment formidable ! » Kerstin Singler est ravie – et Lars Godina conclut avec un clin d’œil : « C’est ça, le Surprise-Service ! » Et bien sûr… à suivre !